Cégvezetőként az adminisztrációs terhek alatt?

Naponta játszik a gondolattal, hogy milyen jól is jönne Önnek egy online vállalkozás támogató vagy egy virtuális asszisztens, aki leveszi az Ön válláról a teendők akár csak kis részét is? Vagy akár elég nagy részét…

Hát igen, az idővel való napi harc, sokunk életében megjelenik mind a munka, mind a magánéletünk része ez a küzdelem.

Minél több a felelősségünk, ez sajnos annál több feladattal jár, ez pedig magában hordozza azt, hogy kevés lesz a napi 24 óra is… Pontosan ezért, ha cégvezetők vagyunk, az értékteremtő tevékenységekkel szeretnénk foglalkozni, melyek előre viszik az üzletünket pl. az értékesítés/az ügyfélszerzés/egy adott projekt befejezése és nem azokkal a tevékenységekkel, melyek ugyan szükségesek, de nem lesz tőlük több profitunk.

Egy sikeres üzletember mindig a célra összpontosít, nem engedi, hogy elveszítse a fókuszt, ezáltal az ilyen szükséges, de nem értékteremtő feladatokat képes ledelegálni a megfelelő embereknek!

Az adminisztrációt tekintve úgy érezhetjük, hogy az csak egy felesleges rossz és csak hátráltat minket, de sajnos, tapasztalatból tudhatjuk, hogy ha nem végezzük el időben vagy akár el is marad egy-egy dolog elvégzése, akkor még nagyobb fejfájást okoz, mert hatalmas veszteséget generálhat nekünk. Ez leginkább pénzben kifejezhető, de van, amikor közvetetten látjuk ennek kárát, pl. ha ügyfélvesztést okoz.

De egyetlen cég sikere sem azon múlik, hogy folyamatosan foglalkoztat-e adminisztrációs munkákra kollégákat, hanem azon, hogy van-e olyan támogatója, aki bármikor, bárhonnan képes a segítségnyújtásra! Pontosan ilyenek a virtuális asszisztensek, más néven online vállalkozás támogatók is.

Képzelje el, hogy heti csupán 4 órában segít valaki ezeket a terheket levenni az Ön válláról! Gondolja végig, mit is tudna elvégezni ez idő alatt!

Elvégezné azt a munkát, amit eddig mindig csak halogatott, de most lenne rá ideje? Vagy akár még több ügyfelet tudna ez idő alatt szerezni magának? De ne csak a munkáról beszéljünk, többet tudna lenni a családjával? Elmennének a párjával egyet lazítani? Vagy akár elvinné a gyerekét a már várva várt közös programjukra?

Ha ennél a pontnál, legalább három tevékenységet fel tudott sorolni, akkor itt az idő, hogy lépjen annak érdekében, hogy tevékenységeinek egy részét kiszervezze!

Nézzük, milyen előnyökkel is jár, ha van Önnek egy online vállalkozás támogatója:

• adott határidőre megkapja a kész munkát
• Ön csak az elvégzett munkáért fizet, semmivel se többet
• a feladatot végző személy gondolkozik Önnel (és néha Ön helyett is), jó ötleteket ad
• elvégzi az akár monoton munkát is és még örül is neki
• mivel ő egy külső szemlélője az Ön vállalatának, így olyan pontokra világíthat rá, ami ugyan ott van Ön előtt, de a rutin miatt már nem veszi észre

Pontosan milyen területeken igényelheti Ön ezeket a segítségeket?

• Adatrögzítés, gépelés, szövegszerkesztés: ha úgy érzi, túl nagy mennyiségű anyag gépeléséről/szerkesztéséről van szó. Nekünk hanganyagot is küldhet, azt is legépeljük!
• Munkabeosztás-, szerződés-, munkaköri leírás-, és jelenléti ív készítés: az örökös feladatok, melyek folyamatosan jelen vannak a munka világában
• Fordítás: angol és német nyelvű szövegek fordítását vállaljuk. Ha egyéb idegen nyelvről lenne szó, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot, mert kapcsolatban állunk más fordítókkal is.
• Megbeszélések, meetingek jegyzőkönyve: nagyon sokan utáljuk, hiszen ez azt jelenti, hogy végig kell ülni a hosszú megbeszéléseket, közben le kell jegyzetelni azok fontos tartalmát. Ez rengeteg koncentrációt igényel, ki kell emelni a fontos részleteket, ne legyen se túl hosszú, de legyen is benne minden fontos információ. Továbbá akkor a leghatékonyabbak a megbeszélések, ha a hójegyzőkönyvek alapján feladatlistát is létrehozunk annak érdekében, hogy a kitűzött feladatoknak mindig legyen felelőse és elvégzési határideje is, egyszóval nyomon követhető legyen a megbeszélések eredménye!
• Napi irodai rutin feladatok: pl. e-mailek megválaszolása, beérkező hívások fogadása, ügyfélszolgálati teendők, levelező rendszer karbantartása, partnereknek hírlevelek küldése, ajánlatok készítése és kiküldése. Továbbá a megrendelések nyomon követése – azonnali válaszok az ügyfeleknek, érintettek értesítése, szállítással kapcsolatos teendők koordinálása, panaszkezelés, számlázás, megbeszélések egyeztetése partnerekkel, ügyfelekkel stb., válaszüzenetek írása ez ügyben, levelező karbantartása annak érdekében, hogy mindig naprakész legyen. Legyünk őszinték, már ez a felsorolás azt mutatja, hogy nem elég a napi 24 óra a teendők elvégzésére, ha csak magunk vagyunk.
• Kimutatás-, és dokumentáció készítés: ahhoz, hogy sikereket érjünk el, folyamatos látnunk kell a vállalatunk eredményét, illetve biztosítanunk szükséges az állandó auditképességet. Egy független szervezet nagyon hatékony lehet annak érdekében, hogy valós képet kaphasson az aktuális problémákkal és lehetőségekkel kapcsolatosan.
• Munkaidő nyilvántartás: ha gyors és precíz elszámolást szeretne és mindezt költséghatékonyság mellett.
• Üzleti kapcsolatok építése: partnerek felkutatása, árajánlatok bekérése, beszerzések bonyolítása, már meglévő partnerekkel való kapcsolat ápolása.