Jó néhány helyen olvashatunk a kiszervezésről (angolul: outsourcing), mégis mikor oda kerül a cégünk, hogy el kell, döntsük belevágjunk-e és, ha igen, akkor mely tevékenységeinket adjuk ki külsős cégnek, akkor lehetséges, hogy hirtelen még sem tudjuk hogy induljunk neki.

Ebben szeretnék segítséget nyújtani.

Először is azt nézzük meg, mit is jelent pontosan maga a kiszervezés, majd pedig egy lean (vállalatirányítási rendszer, melynek fő célja a veszteségmentesség, gazdaságosság elérése) eszköz segítségével abban segítünk, hogy dönthetjük el, hogy mely tevékenységeinket érdemes kiszervezni.

A kiszervezés fogalma

Az outsourcingnak többféle jelentése van, a legelterjedtebb változatok az alábbiak:

• tevékenység-kiszervezés,
• tevékenység-kihelyezés,
• külső erőforrások igénybe vétele,
• erőforrás-kihelyezés,
• kiszerződés,
• kiszervezés,
• alvállalkozók bevonása.

Mely tevékenységeinket szervezzük ki?

Az 5W2H egy lean eszköz, mely jelen esetben segíthet nekünk eldönteni, mely tevékenységeinket érdemes kiszervezni. Viszont ez egy olyan ellenőrző lista, melyet máskor is tudunk használni, segíthet nekünk szinte bármilyen problémára megoldást találni, mert biztosítja azt, hogy minden fő szempontot mérlegelünk a döntés előtt.

Az elnevezés a következő angol kérdőszavak kezdőbetűiből tevődik össze:

What? / Mit?

Azaz milyen tevékenységeket szervezzünk ki? Ebben segítségünkre lesz a Harmon-féle folyamat-stratégiai mátrix, mely mutatja, hogy a kiszervezés minden olyan tevékenység esetében hasznos lehet, mely nem főtevékenység, vagyis nem stratégiailag fontos (máshol a fő tevékenységekről „core” néven is olvashatunk).

Ha nézünk pl. egy gyártó céget, akkor neki a termelés a fő tevékenysége és pl. kiszervezheti az adminisztratív jellegű munkáit/marketing tevékenységeit, hiszen nem ezekre a tevékenységekre szeretne fókuszálni, hanem a termelésre. Így ha a melléktevékenységeit kiadja egy külsős cég számára, hogy az lássa el helyette a munkát, akkor versenyelőnyre is szert tehet, hiszen több ideje lesz az értékteremtésre (jelen esetben a gyártásra).

When? / Mikor?

Azaz mikor indokolt a kiszervezés? Itt kicsit visszatérünk az előző gondolatmenethez, vagyis ahhoz, hogy akkor, ha értéket teremtünk vele. Ezt többféle eredményben mérhetjük: több ideje lesz a vállalatnak a fő csapásirányra összpontosítania, így több profitot tud termelni és/vagy működési költségei csökkennek vagy túlterheltséget szűntet meg, ezáltal veszteséget csökkent és/vagy hatékonyságnövelést ér el vagy meg tud felelni olyan szabályozási előírásnak, aminek addig nem.

A kiszervezés ily módon a stratégiai cél eléréséhez járul hozzá, hiszen azokra a tevékenységekre lesz ideje a vállalkozónak, amiből versenyelőnyre tud szert tenni.

Where? / Hol? Hová?

Azaz milyen szaktudással rendelkezzen az a cég, ahová a mellék tevékenységeket kiszervezzük? A választásunk során rendkívül fontos, hogy az adott illető/cég a megfelelő képességekkel, szaktudással rendelkezzen, megbízható legyen és ezen felül jó ár-érték aránnyal számlázzon nekünk.

Jelen esetben rólam és partneremről elmondható, hogy mind a ketten multinacionális cégeknél szereztük tapasztalatainkat. Tudásunk adminisztratív feladatok elvégzésére, közösségi média marketingre, illetve folyamat optimalizációra terjed ki. Így bizton állíthatjuk, hogy ha e feladatok egyikét szeretné kiszervezni, akkor nyugodt szívvel bízhat meg minket!

Why? /Miért?

Azaz milyen előnyökkel járhat az outsourcing (kiszervezés) a belső megoldásokkal szemben?

Általában a költséghatékonyság oldaláról közelítik meg ezt a témát, de mit is jelent ez? A következő szempontok esetén meg kell vizsgálnunk azt, hogy mekkora lenne a költsége, ha mi magunk végeznénk el, és ezt hasonlítsuk össze azzal, hogy mekkora lenne ugyanez a költség, ha mindezt kiadnánk külső vállalkozónak.

A szempontok az alábbiak:

• munkaerő költség
• eszköz költség
• tudjuk-e a határidőt teljesíteni, ha nem, ennek mekkora a költségvonzata
• ha belső erőforrással hajtanánk végre adott feladatot, az okozna-e hatékonyság romlást, és ha igen, annak mekkora lenne a költségvonzata (hatékonyság romlás eredményezhet pl. túlterheltséget, az pedig pl. selejtszám növekedést vagy pl. nagyobb hiányzási rátát stb.)
• megvan-e az adott tevékenység elvégzéséhez szükséges képesség a vállalatnál, ha nem, akkor mekkora lenne a tréning költsége

How? / Hogyan?

Azaz ilyen módon tudjuk biztosítani azt, hogy ne legyen hátrányunk a kiszervezési folyamattal? Ennél a pontnál érdemes felvenni a kapcsolatot a kiszervezést végző szolgáltatóval és az alapján mérlegelni a következő kockázati tényezőket.

• szaktudás
• motiváltság
• adat/információbiztonság szintje a szolgáltatónál

How much? / Mennyit?

Azaz mennyi tevékenységet érdemes kiszervezni? Ennél a kérdésnél visszatérnénk az első pontra, mikor azt tárgyaltuk, hogy mit szervezzünk ki. Ott megvizsgáltuk, mely tevékenységeink nem tartoznak bele a fő tevékenységekbe. Kizárólag ezeket a melléktevékenységeket érdemes kiszervezni, hiszen azáltal, hogy kiadjuk ezen feladatok elvégzését egy külsős cégnek, mi időt (és nem utolsó sorban pénzt) takarítunk meg, így nyerünk hasznot a folyamatból.

„Ha úgy tűnik, hogy minden az irányításod alatt áll, akkor egyszerűen nem mész elég gyorsan.”

(Marion Andretti – olasz autóversenyző)

Az előző idézet is sugallja, hogy a fejlődéshez elengedhetetlen, hogy kilépjünk néha a komfort zónánkból, elfogadjuk a segítséget, és ne egyedül akarjunk mindent irányítani.

Végezetül néhány jó tanács

Kezdje el kicsiben! Ha nem mer egyből nagyobb tevékenységet kiadni a kezéből, akkor kezdje kicsivel, nézze meg annak eredményét, és csak aztán döntsön véglegesen (vagy akár nem véglegesen, hiszen lehetősége van csak egy adott feladatot is kiszervezni, ha éppen csak arra nem lenne elég ideje/erőforrása).

Készüljön fel! Gondolja át, hogy mit csinál egy nap, mihez körülbelül mennyi időt vesz igénybe és ez alapján mérlegeljen, hol szorul segítségre!

Ha segítségre lenne szüksége (akár csak az áttekintésben, ha nagyobb a cége és nehezebb átlátni, akkor a folyamatok feltérképezésében), nálunk erre is van lehetősége! Mi úgy kezdjük a munkát, hogy megismerjük partnerünket, a cégét, a folyamait, az üzleti céljait stb. és csak ha mindezt megismertük, akkor állunk neki a munkának, hiszen csak úgy tudunk sikeresen együttműködni, ha mi is látjuk azokat a területeket, ahol kiszervezni szükséges vagy, ahol fejlődni szükséges.

Kérem, kommunikáljon bátran! Mi egy lean szemléletű cég vagyunk, melynek alap gondolata, hogy felesleges/ostoba kérdés nincs, viszont az felelőtlen, ha valamit nem tudunk/nem értünk és nem tesszük fel a kérdést, hiszen akkor mi leszünk a saját magunk fejlődésének gátja.